永谷園様
永谷園は働き方改革の一環として、それまで多くの手間を要していたお弁当の発注・決済業務の効率化を目指して「おべんとね！っと」を導入。年間100～130時間の業務削減を達成するとともに、スマートフォンを使って場所を問わず手軽にお弁当の注文・キャンセルが行えるようになったことで、従業員の利便性も大幅に向上しました。
発売から65年を超えるロングセラー商品の「お茶づけ海苔」をはじめ、ふりかけや即席みそ汁など日本の食卓に欠かせないさまざまな商品でおなじみの永谷園。近年では介護食や食物アレルギー配慮商品なども手掛けており、社会活動や食の安全、環境活動にも積極的に力を入れています。
同社は東京都・港区に本社オフィスを構えており、常時約300人の従業員がここで働いています。交通アクセスに優れた都心にあるこのオフィスですが、オフィスワーカーにとって大事な「ランチ事情」の観点からは、必ずしも恵まれた立地ではないといいます。株式会社永谷園ホールディングス 管理本部 総務部 総務課 T.K氏は、そのあたりの事情について次のように説明します。
「弊社本社オフィスの近隣には外食できるお店があまりないため、多くの従業員が昼食をお弁当で済ませています。そこで毎日総務担当者が従業員のお弁当数量を確認し、お弁当業者さんにFAXにて発注していました。」（T.K.氏）
同社では従業員がPCからお弁当を注文する独自のシステムを開発・運用していました。毎朝このシステムを通じて9時30分まで受けたお弁当の注文を、9時40分までにお弁当業者さんにFAXで発注する必要があります。外出先の従業員からシステムを通さず電話で個別に受けた注文やキャンセルを反映させ、10分間でお弁当業者に正確な発注を行います。
こうして同社の従業員は、栄養バランスやコストパフォーマンスに優れたお弁当を食べながら、毎日の貴重な休み時間を有意義に過ごすことができます。この制度は従業員の間では極めて好評で、本社オフィスで働く従業員の半数近くが利用しています。
しかしその裏では、この制度を運用するために、担当者の人知れぬ苦労があったといいます。
「お弁当の注文受付とその集計はシステム化されていたものの、システムの利用にはPCが必要だった為、外出先の従業員からの対応依頼を個別に受け、毎日10分間という時間制限の中で正確な発注を行う必要がありました。また、従業員が発注したお弁当の代金はいったん会社が業者さんに支払い、その後従業員の給与から天引きしていたのですが、オフィスにはグループ会社や派遣会社の社員さん、パートの方などさまざまな雇用形態の方々が働いており、それぞれの所属先や雇用形態に応じて経理処理を毎月行わなくてはならず、かなりの手間が掛かっていました」（T.K.氏）
そんな折、永谷園は全社を挙げて働き方改革に取り組むことになりました。それぞれの職場で業務の現状を可視化し、無駄な業務や非効率な作業を洗い出してその改善策を検討していきました。T.K.氏の職場でもこうした取り組みを進めたところ、非効率な業務の1つとして前出のお弁当業務が挙がったといいます。
「従業員一人ひとりの業務時間の中で、どの業務にどれだけの時間がかかっているかを整理して、そのうち無駄を改善できる業務がどれだけあるかを洗い出していきました。その過程において、私自身の業務時間の中で、お弁当関連の業務に割かれている時間が意外と多いことが分かりました。そこで、何らかの仕組みを導入してこの業務を効率化できないか検討してみることにしました」（T.K.氏）
早速、企業の福利厚生の一環としてお弁当の配達サービスを提供している何社かの業者のサービスを比較検討してみました。その結果、同社が最終的に選んだのが、日商エレクトロニクスが提供するオンラインお弁当注文・決済代行サービス「おべんとね！っと」でした。
「もともと、お弁当業者の玉子屋さんとい和多さんにお弁当を発注してきたのですが、オフィスの各フロアごとにお弁当を分けて納品してもらうなど、弊社の要望にきめ細かく対応していただいていました。『おべんとね！っと』なら、玉子屋さんとい和多さんのお弁当に対応していますから、引き続き弊社独自の要望に対応いただけます。またほかのサービスの中には、決済方式として給与天引きしか対応していないところも多かったのですが、これでは業務効率化の効果が期待できないため、従業員個人のクレジット決済に対応している『おべんとね！っと』を選択しました」（T.K.氏）
発注の方法が変わっても、システム利用料を会社が福利厚生の一環で負担することで、従業員に対しお弁当の単価が変わらない点も「おべんとね！っと」を選んだ大きな理由の1つだったといいます。こうして「おべんとね！っと」の採用を決めた同社は、早速日商エレクトロニクスの担当者とサービス利用に関する細かな条件の調整を行った後、具体的な導入準備作業を始めました。
「あらかじめ決められたフォーマットに従い、従業員の名前やお弁当の納品先などの情報をエクセルシートにまとめてシステムにアップロードした後、従業員の方々に個別にパスワード設定などを行ってもらいました。利用マニュアルに関しては、分かりやすいものがあらかじめ用意されていたのですが、従業員の雇用形態や勤務先によって利用手順が若干異なるため、私の方で内容をカスタマイズした上で従業員に配布しました」（T.K.氏）
こうして2019年9月1日より、「おべんとね！っと」の正式利用が始まりました。事前に入念な準備を重ね、社内であらかじめ「おべんとね！っと」について広く周知させていたおかげで、導入は非常にスムーズに運びました。また利用者からは、導入早々に「便利になった」との声が多く届いているといいます。
「『おべんとね！っと』は、PCだけでなくスマートフォンからも簡単にお弁当の発注や予約、キャンセルが行えます。また、これまで2社のお弁当業者さんのその日のメニューは、並べて表示されておらず別々に確認する必要がありました。『おべんとね!っと』では違うお弁当業者でもその日のメニューが横並びで確認できるようになり、『とても便利になった』との声が挙がっています。私自身も、外出中の社員から電話でお弁当の注文やキャンセルの依頼を受ける必要がなくなり業務効率がアップしました。毎朝10分間の時間制限から解放された事も効果が大きいです。」（T.K.氏）
またこれまでは、社内で独自開発したお弁当発注システムの不具合により、「発注したのに納品されていない！」「キャンセルしたのに納品されてしまった！」といったトラブルがたびたび発生していましたが、「おべんとね！っと」を導入してからはこうしたトラブルも一掃されました。これによって、システムの不具合発生のたびに対応に追われていたシステム部門の担当者の負荷も軽減されたといいます。
お弁当の決済方法も、給与天引きから従業員個人のクレジット決済へと移行したため、管理部門は毎日のFAX注文作業や、天引き計算のための毎月の煩雑な経理処理から解放されることになりました。これらさまざまな業務効率化効果により、同社では年間100～130時間程度の業務時間削減を見込んでいるといいます。
「利用者にとっても管理者にとっても、『おべんとね！っと』を導入したことで利便性が大幅に向上したことを実感しています。管理部門においては、お弁当関連の業務はほぼゼロになりましたから、働き方改革の効果も如実に表れています。今後、人事異動や組織変更があった際には、『おべんとね！っと』への登録情報の変更などの作業が発生する可能性がありますが、そのあたりの運用ノウハウもこれからなるべく早く確立して、より導入効果を高めていきたいと考えています」（T.K.氏）
TOPへ