パナソニックLSエンジニアリング様
パナソニックLSエンジニアリングではこれまで、お弁当の宅配業者にお昼のお弁当を発注していましたが、毎日人手でお金を集金・決済しており、担当者にとって大きな負担となるだけでなく、集金した現金の紛失というガバナンス上のリスクも抱えていました。
そこで同社は「おべんとね！っと」を導入、福利厚生の一環として安全かつ効率的なお弁当発注の仕組みを実現しました。
パナソニックLSエンジニアリング株式会社（以下、パナソニックLSエンジニアリング）は、パナソニック株式会社の100％子会社として、ビルの電気設備や照明・空調制御システム、中央監視システム、セキュリティシステムなど、建物のあらゆる設備の企画・設計・施工・メンテナンスをトータルソリューションする事業者です。又、ビル以外にも、文化ホールやコンサートホール、TVスタジオ、スタジアム、アミューズメントパークなどの照明システムを手掛けるなど、実に多彩なソリューションを展開しています。
同社では全国21の拠点で約1000人程の従業員が働いていますが、そのうちの半分強が東京・お台場にある東京本部オフィスで働いています。首都圏きってのアミューズメントエリア、観光地として広く知られるお台場ですが、同社 人事部 東京人事総務課 課長 櫻井崇幸氏によれば「働く場所」としては不便な面もあるといいます。
「オフィス周辺の飲食店は観光客向けに商売をしていますから、ビジネス街のお店と比べるとメニューの価格はどうしても高額になります。従ってお昼に外食でランチを済ませようと思うと、かなり高く付いてしまいます。実は東京本部以外のいくつかの拠点は、パナソニックの自社ビルに同居しており、社食で安価なランチが提供されています。福利厚生の面からは、拠点間の待遇の差はやはり望ましくないため、東京本部のランチ事情を何とか改善できないかと検討を重ねていました」
またランチをめぐっては、別の問題も生じていました。東京本部では、オフィス内でランチをとりたい従業員向けに、業者のお弁当宅配サービスを利用していました。しかしこれは前述しました通り、従業員が中心となって定着した取り組みでした。毎朝、職場の若手社員がお弁当のオーダーを取りまとめ、お金を集金して、FAXでお弁当業者に発注して、お昼にお弁当が届いたら皆から集めたお金をまとめて払う。こうした作業を自主的に毎日行っていましたが、これには主に2つの面で課題があったといいます。
「これまでの慣習で、職場で最も若い社員がお弁当の集金や決済の作業を受け持っていましたが、毎日これを行うのはかなりの負担で、当人たちからも『いつまでこれを続けなければいけないのか』と疑問の声が上がっていました。また会社が直接関与していないところで、毎日職場で現金がやりとりされるのは、リスク管理の面からはあまり望ましくありません。もし万が一、お金が紛失してしまったり金額にズレが生じたときに誰が責任を取るのか明確ではなかったため、ガバナンス上のリスクを常に抱えている状況でした」
人事部 東京人事総務課 課長 櫻井崇幸氏
こうした状況を改善しようと、パナソニックLSエンジニアリングの人事・総務部門ではさまざまな方策を検討してきましたが、そんな折にたまたま知ったのが日商エレクトロニクスが提供するオンラインお弁当注文・決済代行サービス「おべんとね！っと」でした。同社の職場ではそれまで、大手宅配お弁当業者「玉子屋」の宅配サービスを利用していましたが、この玉子屋のチラシにたまたま「おべんとね！っと」の案内が掲載されていたのです。
「おべんとね！っと」は、企業の従業員と提携お弁当会社とをシステムを介してつなぎ、ランチのお弁当をオフィスや外出先からPC・スマートフォンを使って簡単にオンライン注文できるサービスです。会社側は、あらかじめ「おべんとね！っと」と利用契約を結び、発行された会社コードを従業員に通知します。従業員は、この会社コードを使ってＩＤとパスワードを設定し、専用サイトにログインすることで、提携お弁当会社が提供するメニューの中から各自好きなものを選択し、簡単に発注できるようになります。
ちなみに従業員の注文は自動的にオフィスや会社単位で集計されるため、人手でわざわざ集計する必要はありません。また支払い方法もクレジットカード決済や給与天引きなどキャッシュレス方式が利用できるため、現金のやりとりにまつわるトラブルも避けられます。
「玉子屋さんは『おべんとね！っと』の提携お弁当会社の1社だったので、社員はこれまでと同じメニューからお弁当を選べます。また『おべんとね！っと』の利用にはシステム利用料が掛かり、通常はお弁当の価格に上乗せされるのですが、今回は福利厚生の一環として、これを会社側で負担してお弁当の価格が上がらないようにしました」
こうして同社は、2019年5月から「おべんとね！っと」の利用を始め、それと同時にこれまで人手で行ってきたお弁当の発注を廃止し、「おべんとね！っと」を通じたクレジットカード払いに統一することにしました。そのための準備として、システム利用料の扱いやお弁当配達の細かな手順などについて日商エレクトロニクスの担当者と協議を行いましたが、櫻井氏によれば「特にIT機器やソフトウェアを導入する必要もなく、幾つかの点について玉子屋さん／日商エレクトロニクスさんと取り決めるだけで済んだため、極めて簡単に利用を始められました」といいます。
同社は、「おべんとね！っと」利用開始の1カ月前から、東京本部オフィスの社内イントラネットにその旨を掲載し、社内での周知を図りました。ただしその際には「おべんとね！っと」の名前は出さず、あくまでも「お弁当の注文方法が変わります」という表現にとどめたといいます。その目的について、櫻井氏は「ユーザーの使い勝手や利便性を極力損ねたくなかった」と説明します。
「福利厚生の一環ということもあり、これまでのお弁当注文のやり方をなるべく引き継ぐようにしました。あくまでも『注文方法が現金からクレジットカード払いに変わっただけ』とだけ説明して、お昼にお弁当が届く場所などもこれまでと同じにするなど、なるべく利用者の戸惑いを少なくしようと心掛けました」
なお、「おべんとね！っと」を利用するには、従業員各自がシステム上でＩＤを登録する必要がありますが、その手順や利用方法を詳しく説明したオンラインマニュアルを作成し、イントラネット上に掲載しました。こうした施策が功を奏して、人手の発注から「おべんとね！っと」への切り替えは驚くほどスムーズに運んだといいます。
「新しい仕組みや制度を導入すると、必ずと言っていいほど文句や問い合わせが来るものですが、『おべんとね！っと』に関しては皆無でした。現時点で既に利用開始から半年弱が経っていますが、その間も特に現場からクレームが上がってくることはなく、皆満足して使ってくれているようです。最も喜んでくれたのは、やはりこれまで毎日お弁当の集計・決済を担当していた若手社員ですね。煩雑な作業から解放されて、より本業に集中できるようになったそうです」
「福利厚生の施策ですから、なるべく多くの従業員に利用してもらいたいと考えています。そのために今後は期間限定で特別メニューを提供するなど、目を引く企画で利用者を増やすような工夫を凝らしていきたいですね」
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